Las facturas electrónicas y el Sistema Verifactu

Factura electrónica obligatoria

Con la publicación en el BOE del Real Decreto 1007/2023 que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), comienza la cuenta atrás para la puesta en marcha de la factura electrónica obligatoria para todas las empresas, autónomos y profesionales de nuestro país. Quedan excluidos de esta obligatoriedad todos aquellos empresarios adscritos al sistema de Suministro Inmediato de Información (SII), así como los comercializadores y productores de los sistemas informáticos de facturación. Esta nueva obligación se llevará a cabo en dos fases:

• Fase 1: Ajustarse a los requisitos de los softwares de facturación y a la implantación del sistema verifactu.
•  Fase 2: Implantación de la factura electrónica.

Debemos destacar que esta nueva obligación afectará a todas las facturas que se emitan, tanto a las completas como a las simplificadas (tickets), con independencia de quién sea el destinatario, salvo las dos excepciones mencionadas anteriormente.

Los contribuyentes que no quieran someterse al RRSIF podrán acogerse voluntariamente al SII. De esta forma, no tendrán la obligación de presentar los modelos 347(operaciones con terceras personas), 340 (libros registro) y 390 (IVA anual).

Requisitos de los softwares de facturación y el Sistema Verifactu

Nos vamos a centrar en aportar algo más de claridad a la fase 1, por ser la más inminente y la que más confusión está creando. Para la fase 2 aún queda bastante tiempo, así que más adelante le dedicaremos un artículo a la implementación de la factura electrónica.

Los softwares de facturación deberán cumplir con unos requisitos que exponemos a continuación.

• Se incorporará en todas las facturas un código QR con la indicación “factura verificable” o VERI*FACTU.
• Se garantizará la integridad, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
• Los registros de facturación contendrán un código Hash de seguridad que dejará una huella de auditoria trazable, evitando cualquier alteración posterior.
• A los registros de facturación se les añadirá la identidad del Sistema y la fecha y hora de producción.
• Los sistemas informáticos de facturación tendrán que tener capacidad para exportar los registros de facturación y transmitirlos en línea.

Tipos y contenido de los Registros de facturación

Registro de facturación de alta

Este registro incluirá la siguiente información:

•  NIF, nombre y apellidos o razón social del obligado a expedir la factura y, en su caso, del destinatario.
• Indicación del tercero que expide la factura, en su caso.
• Número y serie de la factura.
• Fecha de expedición.
• Tipo de factura (completa o simplificada).
• Indicación de si es rectificativa.
• Indicación de si es recapitulativa.
• Descripción general de las operaciones.
• Importe total de la factura.
• IVA aplicado, exención o no sujeción, en su caso.
• Base imponible.
• Si no se trata del primer registro de facturación habrá que indicar: número, serie y fecha de expedición de la factura inmediatamente anterior junto a la parte de huella o “hash”.
• Código de identificación del sistema informático utilizado.
• Fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación.

Registro de facturación de anulación

Cuando una factura se emita erróneamente se procederá a anular la facturación de alta a través del registro de anulación.

La información que tendrá que incluir el registro será la siguiente:

• NIF, nombre y apellidos o razón social del obligado a generar el registro de facturación de anulación.
• Indicación de si el registro de facturación de anulación ha sido generado por la propia persona, el destinatario o por un tercero.
• Número, serie y fecha de expedición de la factura del registro de facturación de alta que se anule.
• Código de identificación del sistema informático empleado.
• Fecha y hora de generación del registro de facturación.

Las facturas electrónicas y el sistema verifactu

Modalidad Verifactu y Modalidad no verifactu

Para cumplir con el Reglamento que regula la normativa de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF) existen dos modalidades de cumplimiento, ambas igual de válidas.

Modalidad verifactu

En esta modalidad los registros de facturación serán remitidos a la sede electrónica de la AEAT. Su emisión será inmediata a su producción. De esta forma, se evitarán alteraciones posteriores y se asegurará su conservación. Podrán ser consultadas en la sede electrónica a través del código QR, es decir, serán facturables verificables.

Modalidad No verifactu

A diferencia de la anterior, los registros de facturación no se remitirán a la sede electrónica de la AEAT, pero deberán cumplir los siguientes requisitos de seguridad:

• Incorporar la firma producida por el sistema emisor.
• Llevanza y conservación de un “Registro de Eventos”.

Estas facturas no serán verificables al no poder ser consultadas en la sede electrónica de la AEAT, pero tendrán que incorporar igualmente un código QR. No obstante, podrán ser comunicadas a la AEAT a través de un procedimiento simplificado y automatizado.

Para aquellos empresarios o autónomos que, debido al escaso volumen de facturas emitidas, no dispongan de un Sistema Informático de Facturación, la AEAT pondrá a su disposición un aplicativo simplificado de facturación. A través de un formulario se introducirá la información de las facturas y el sistema devolverá una factura imprimible con un código QR. Ahora bien, este sistema solamente servirá para facturas completas y para un único destinatario.

Las facturas electrónicas y el sistema verifactu

¿A quién corresponderá la declaración responsable y certificación de los sistemas informáticos?

Los fabricantes o productores de los sistemas informáticos serán los responsables de certificar que cada una de las versiones del sistema cumple con la normativa aprobada. Para ello, a través de una declaración responsable por escrito y visible en el propio sistema, indicarán los datos identificativos del sistema y del productor, localización, su tipología, funciones y las características de su instalación.

La responsabilidad por el incorrecto funcionamiento del sistema informático recaerá sobre el fabricante.